গত বিশ বছর ধরে ইলেকট্রিক যোগাযোগ আমাদের জীবনে
ক্রমশ গুরুত্বপূর্ণ হয়ে উঠছে। যদিও আমাদের জীবনে ই-মেইল ব্যক্তিগত ও
পেশাজীবনে যোগাযোগের একটি মাধ্যম মাত্র, তবুও বিভিন্ন
অ্যাকাউন্টের মেসেজ,
টুইট, ফেসবুকের
মেসেজ ইত্যাদি সবকিছুর আগমণ ঘটে এখানে। তাই দিন দিন বাড়তে থাকে ইনবক্সের না দেখা
মেইলের সংখ্যা এবং অপ্রয়োজনীয় অসংখ্য মেইল। তাই এগুলো মুছে ফেলার কাজটিও বেশ ঝামেলার
ব্যাপার।
ই-মেইল অর্গানাইজেশন অ্যাপ ইঙ্কি এর প্রতিষ্ঠাতা ডেভ ব্যাগেট বলেন, অতিরিক্ত ই-মেইল অ্যাকাউন্টটিকে রীতিমতো আবর্জনার স্তূপ বানিয়ে দেবে। এসব মেইলকে বলা হয় গ্রে-মেইল। এসব মেইল হলো ই-মেইল মার্কেটিংয়ের ক্ষেত্রে এক মহা বিবর্তনের ফল। সোশাল মিডিয়ার নোটিফিকেশন, ইভেন্ট ইনভাইটেশন, প্রতিদিনের পণ্যের বিজ্ঞপ্তি ইত্যাদিতে ভরে উঠবে ইনবক্স। তাই খুব দ্রুত ইনবক্সটিকে গোছালো করে ফেলা দরকার।
ইঙ্কি এবং জিমেইলের সাম্প্রতিক পরিবর্তনের মাধ্যমে যোগাযোগ সংশ্লিষ্ট ঝামেলা দূর করতে ষয়ংক্রিয়ভাবে মেইলগুলোকে বিভিন্ন ক্যাটাগরিতে ভাগ করে দেয়। এ ছাড়াও তিনটি উপায়ে ইনবক্সটিকে গুছিয়ে রাখতে পারেন।
১. প্রথমেই বুঝে দেখুন, আপনি কী ধরনের 'ইনবক্সার'। ই-মেইলের ভাগ সাধারণত তিনটি উপায়ে করা হয়ে থাকে। সাধারণত ব্যবহারকারীরা সযত্নে মেসেজগুলো অন্য কোনো বিশেষ ফোল্ডারে সরিয়ে রাখেন। অনেকে আবার কোনো ক্যাটাগরিতে না সাজিয়ে রেখে দেন। যখন যেটি প্রয়োজন হয় তখন তা সার্চ দিয়ে বের করে নেন। আবার অপ্রয়োজনীয় বা মুছে ফেলার মতো মেইলগুলো আলাদা করে ফেলাটি আরেকটি উপায় হতে পারে।
২. প্রোমোশনাল মেসেজগুলো আসা বন্ধ করে দিতে পারেন নির্দিষ্ট সময়ের জন্য। তাই একবার সময় দিয়ে প্রমোশনাল মেসেজগুলো খুঁজে বের করে সেগুলো ব্লক করে দিন। দেখবেন, প্রচুর মেল আসা বন্ধ হয়ে গেছে।
৩. ইনবক্সের জন্য কিছু নিয়ম বানিয়ে ফেলতে পারেন। যেমন- একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডার করে সেখানে সোশাল মিডিয়ার মেইল আসার নিয়ম করে দিতে পারেন। তা ছাড়া বন্ধু বা পরিবারের বা অফিসের মেইল আসার জন্য আলাদাভাবে স্থান নির্বাচন করে দেওয়া যাবে। তবে এ জন্য আপানর সার্ভারে অপশন থাকতে হবে। যদি না থাকে তবে মেইল অর্গানাইজেশন অ্যাপ এবং টুলের খোঁজ করুন। সূত্র : বিজনেস নিউজ
ই-মেইল অর্গানাইজেশন অ্যাপ ইঙ্কি এর প্রতিষ্ঠাতা ডেভ ব্যাগেট বলেন, অতিরিক্ত ই-মেইল অ্যাকাউন্টটিকে রীতিমতো আবর্জনার স্তূপ বানিয়ে দেবে। এসব মেইলকে বলা হয় গ্রে-মেইল। এসব মেইল হলো ই-মেইল মার্কেটিংয়ের ক্ষেত্রে এক মহা বিবর্তনের ফল। সোশাল মিডিয়ার নোটিফিকেশন, ইভেন্ট ইনভাইটেশন, প্রতিদিনের পণ্যের বিজ্ঞপ্তি ইত্যাদিতে ভরে উঠবে ইনবক্স। তাই খুব দ্রুত ইনবক্সটিকে গোছালো করে ফেলা দরকার।
ইঙ্কি এবং জিমেইলের সাম্প্রতিক পরিবর্তনের মাধ্যমে যোগাযোগ সংশ্লিষ্ট ঝামেলা দূর করতে ষয়ংক্রিয়ভাবে মেইলগুলোকে বিভিন্ন ক্যাটাগরিতে ভাগ করে দেয়। এ ছাড়াও তিনটি উপায়ে ইনবক্সটিকে গুছিয়ে রাখতে পারেন।
১. প্রথমেই বুঝে দেখুন, আপনি কী ধরনের 'ইনবক্সার'। ই-মেইলের ভাগ সাধারণত তিনটি উপায়ে করা হয়ে থাকে। সাধারণত ব্যবহারকারীরা সযত্নে মেসেজগুলো অন্য কোনো বিশেষ ফোল্ডারে সরিয়ে রাখেন। অনেকে আবার কোনো ক্যাটাগরিতে না সাজিয়ে রেখে দেন। যখন যেটি প্রয়োজন হয় তখন তা সার্চ দিয়ে বের করে নেন। আবার অপ্রয়োজনীয় বা মুছে ফেলার মতো মেইলগুলো আলাদা করে ফেলাটি আরেকটি উপায় হতে পারে।
২. প্রোমোশনাল মেসেজগুলো আসা বন্ধ করে দিতে পারেন নির্দিষ্ট সময়ের জন্য। তাই একবার সময় দিয়ে প্রমোশনাল মেসেজগুলো খুঁজে বের করে সেগুলো ব্লক করে দিন। দেখবেন, প্রচুর মেল আসা বন্ধ হয়ে গেছে।
৩. ইনবক্সের জন্য কিছু নিয়ম বানিয়ে ফেলতে পারেন। যেমন- একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডার করে সেখানে সোশাল মিডিয়ার মেইল আসার নিয়ম করে দিতে পারেন। তা ছাড়া বন্ধু বা পরিবারের বা অফিসের মেইল আসার জন্য আলাদাভাবে স্থান নির্বাচন করে দেওয়া যাবে। তবে এ জন্য আপানর সার্ভারে অপশন থাকতে হবে। যদি না থাকে তবে মেইল অর্গানাইজেশন অ্যাপ এবং টুলের খোঁজ করুন। সূত্র : বিজনেস নিউজ
